Toutatis Mail
E-mail is zonder twijfel de grote "killer-application" van het Internet, omdat het communicatieprocessen zo enorm versnelt en vergemakkelijkt. Dat zelfde gemak stelt veel bedrijven en instellingen echter ook voor een groot probleem. Want e-mail is namelijk nooit in gesprek zoals de telefoon: nee, e-mail is geduldig en hoopt zich lekker op. En dus kan er aan het eind van de dag gemakkelijk een achterstand ontstaan, die aan het eind van de week snel kan oplopen tot een berg waar nauwelijks meer doorheen valt te komen.Uit een onderzoek van het Tijdschrift Voor Multimedia in 2002 blijkt dat maar liefst 33 procent van de bedrijven e-mail niet beantwoordt! En dat percentage neemt gestaag toe naarmate de stroom e-mails toeneemt.
Hoe groter de organisatie, hoe groter dit probleem. Een belangrijke oorzaak hiervoor is het ontbreken van geschikte software. Bestaande e-mail programma's als Eudora, Pegasus, Outlook of Hotmail zijn primair ontworpen voor individueel gebruik en blijken ongeschikt voor intensief professioneel gebruik binnen grotere organisaties.
Toutatis Mail biedt een gestroomlijnd communicatie gereedschap dat juist wel uitdrukkelijk is ontwikkeld voor gebruik binnen grotere organisaties. En geeft haar gebruikers een enorme voorsprong in zowel kwaliteit als tijdwinst.
- Uitgangspunten
- De Interface
- Correspondentie-overzicht
- Printen en Archiveren
- Slakkepost
- Leesbevestiging
- Afzender bevestiging
- Zoekfuncties
- Mail Filtering
- Bulk Beantwoording
- Geluiden
Uitgangspunten
- Alle e-mails, zowel inkomend als uitgaand, worden vanuit één centrale server afgehandeld, en worden in één centrale database opgeslagen en gearchiveerd.
- E-mail kan via iedere computer worden gelezen en beantwoord via een webbrowser, via een met SSL beveiligde verbinding.
- Nieuwe gebruikers kunnen door de verantwoordelijke binnen de organisatie zelf in een handomdraai en zonder tussenkomst van een systeembeheerder worden aangemaakt, evenals groepsadressen en verzendlijsten.
- E-mail kan desgewenst door middel van een simpele instelling gegarandeerd 100% spam- en virus vrij gemaakt worden.
- Toutatis Mail is volledig geïntegreerd met andere onderdelen van Toutatis, en kan ook helemaal geïntegreerd worden binnen een in Toutatis gebouwde website.
- Veel aandacht is besteed aan de net-etiquette, oftewel de ongeschreven regels van het Internet.
- Speciale features voor gebruikers met een vaste verbinding.
- Speciale multimedia features: zo kan bij ontvangst van nieuwe mail desgewenst de naam van de afzender worden uitgesproken, en aan ieder adres kan een afzonderlijk geluid worden gekoppeld.
De Interface
Opvallend bij Toutatis Mail is de eenvoud en overzichtelijkheid. Geen oerwoud aan knopjes en menu's. Geen oneindig aantal mogelijke instellingen. Toutatis Mail is ontwikkeld na een jarenlange speurtocht naar de optimale gebruiksinterface voor het verwerken van e-mail. Het resultaat is een zeer gebruiksvriendelijk webmail programma, met een gelaagde opbouw: nieuwe gebruikers zullen snel hun weg weten te vinden, terwijl gevorderden versteld zullen staan van de veelheid aan dieper gelegen, geavanceerde functies.
De interface is standaard beschikbaar in de talen Engels, Duits, Frans, Italiaans en Nederlands. Andere talen kunnen eventueel worden toegevoegd. Wisselen van taal is een kwestie van een persoonlijke instelling wijzigen. Via het CMS kan de interface door de webmaster eventueel volledig worden aangepast aan de eigen huisstijl, en zodoende geïntegreerd worden binnen een bestaande site.
Correspondentie-overzicht
In Toutatis Mail worden leesbaarheid en snel begrip van e-mails enorm verbeterd door aangehaalde gedeeltes uit voorafgaande e-mails middels kleurgebruik duidelijk te markeren.Verder wordt onderaan iedere e-mail middels een hiërarchische boomstructuur het volledig verloop van een correspondentie weergegeven. Door het bewegen van de cursor over de vertakkingen toont zich een korte samenvatting van de inhoud van elke afzonderlijke e-mail, die vervolgens met een klik van de muis geopend kan worden.
Deze twee functies, hoe simpel ook op het eerste gezicht, verbeteren en versnellen het overzicht en begrip in correspondenties. Wie hier eenmaal kennis mee heeft gemaakt zal niet meer willen terugkeren naar de "platte" weergave van andere e-mail programma's.
Printen en Archiveren
Doordat alle mail wordt opgeslagen in een database, in combinatie met de manier waarop Toutatis Mail is opgezet, is het weggooien van mail niet meer nodig. De zoekfuncties maken het terugvinden van een mail van 5 jaar geleden een fluitje van een cent. En met één muisklik heeft u een volledig overzicht van alle correspondentie met een bepaald persoon.Bovendien kan elke e-mail in één muisklik worden geconverteerd naar een platform-onafhankelijk PDF formaat, speciaal geoptimaliseerd om te kunnen printen en eventueel in printvorm dan wel in digitaal formaat te archiveren. De prints hebben een veel hogere typografische kwaliteit dan prints vanuit andere e-mail programma's. Zo is speciale zorg besteed aan de uitlijning, woordafbreking, kleur en opmaak.
Zo'n PDF bestand kan meerdere geselecteerde e-mails bevatten, zonder enige beperking in het maximum aantal. Zodoende kan bijvoorbeeld de volledige correspondentie over één onderwerp, met één persoon, of zelfs een volledige mailbox over een bepaalde periode in één opdracht worden uitgeprint of in elektronische, platform-onafhankelijke vorm worden gearchiveerd.
Slakkepost
Met Toutatis Mail kan ook reguliere, papieren post — op het Internet ook wel met "slakkepost" aangeduid — worden opgesteld. Zodoende kan alle correspondentie worden beheerd vanuit één systeem. De mail wordt dan niet via het Internet verstuurd, maar als brief geformatteerd, compleet met aanhef, datum en referentie nummer, en als PDF in de mailbox opgeslagen opdat deze kan worden uitgeprint. Indien meerdere ontvangers worden geselecteerd, of een Mailinglijst, wordt voor iedere ontvanger een gepersonaliseerd exemplaar van de brief aan de PDF toegevoegd, zodat met één muisklik een complete gepersonaliseerde mailing kan worden geprint. Op dezelfde manier kunnen enveloppen worden geprint.Via het CMS kan zowel het briefpapier als de envelop geheel worden aangepast aan de eigen huisstijl, gebruikmakend van het originele EPS artwork van de huisstijl ontwerper. Voorbedrukt briefpapier is dan niet meer nodig.
Leesbevestiging
Voor een soepele correspondentie is het belangrijk vast te stellen of de geadresseerde een e-mail daadwerkelijk heeft ontvangen en geopend. Bij iedere uitgaande mail wordt daarom een automatische leesbevestiging aangevraagd volgens het zogenaamde "Disposition-Notification" protocol. En bij ontvangen e-mail wordt zo'n leesbevestiging automatisch verstuurd op het moment dat de afzender dat heeft aangevraagd (mits hierbij — in verband met de privacy — aan bepaalde voorwaarden is voldaan).Zo'n leesbevestiging is feitelijk een heel klein e-mail berichtje dat automatisch wordt verstuurd op het moment dat de ontvanger van een e-mail deze op zijn scherm opent. Het maakt van een e-mail dus een soort aangetekende brief. Veel e-mail programma's waaronder de nieuwere versies van Microsoft Outlook ondersteunen deze methode van leesbevestiging. Webmail services ondersteunen dit in de regel echter niet.
Toutatis valt — in tegenstelling tot de meeste andere e-mail programma's — zijn gebruikers niet lastig met deze automatisch gegenereerde e-mail berichtjes, maar plaatst een subtiel groen bolletje voor de betreffende ontvangers van wie zo'n leesbevestiging is ontvangen.
Afzender bevestiging
Een groot probleem met e-mail is dat de afzender eenvoudig te vervalsen is. Als iemand u een e-mail wil versturen uit naam van president@whitehouse.gov is dat een fluitje van een cent. Toch laat — in tegenstelling tot een per gewone post verstuurd pakketje met een vervalste afzender — een vervalste e-mail wel degelijk sporen na, aan de hand waarvan met grote mate van waarschijnlijkheid kan worden vastgesteld dat een e-mail inderdaad afkomstig is van de afzender die in de e-mail vermeld staat.
Toutatis Mail houdt die sporen nauwkeurig bij, en kan desgewenst op het moment dat er reden voor twijfel is over de authenticiteit van de afzender onmiddellijk na ontvangst van de e-mail een bevestiging vragen aan de afzender.
Zoekfuncties
Toutatis Mail beschikt over zoekfuncties die veel uitgebreider en sneller zijn dan zoekfuncties in andere e-mail programma's. Alle verstuurde en ontvangen e-mail berichten worden onmiddellijk na verzending of ontvangst geïndexeerd via dezelfde techniek zoals die wordt toegepast door zoekmachines.
Full-text search
Alle e-mails zijn op hun volledige tekst te doorzoeken. In de lijst van weergegeven resultaten worden de zoektreffers "gewogen". Een "match" in het onderwerp of afzender van een bericht krijgt bijvoorbeeld een groter gewicht dan een match in de tekst van de e-mail. Ook wordt rekening gehouden met het aantal keren dat een bepaald woord voorkomt. Bovendien worden de hierna besproken sleutelwoorden in de zoekopdracht meegenomen.Sleutelwoorden
Bij Toutatis Mail is het concept "mappen" afwezig, en in plaats daarvan biedt het de mogelijkheid een onbeperkt aantal "sleutelwoorden" aan e-mails toe te kennen.Die sleutelwoorden bieden feitelijk dezelfde functionaliteit als mappen, want door één of meerdere van die sleutelwoorden aan te klikken worden uitsluitend de e-mails waaraan deze sleutelwoorden zijn toegekend weergegeven. Eventueel kan vervolgens binnen deze mails verder gezocht worden door middel van het zoekveld. Deze methode van archiveren is veel simpeler, intuïtiever, krachtiger en gedifferentieerder dan het archaïsche, op een papieren wereld gebaseerde systeem met mappen.
Bovendien worden bij e-mails die aan meerdere ontvangers binnen de eigen organisatie zijn gestuurd de ingevoerde sleutelwoorden onderling gedeeld. Dat geldt ook voor e-mails die binnen de eigen organisatie intern zijn verstuurd: sleutelwoorden die zijn toegevoegd door de afzender staan ook ter beschikking aan de ontvanger — en kunnen eventueel worden uitgebreid. Dat alles om denkwerk dat is verricht binnen de organisatie zo optimaal mogelijk te benutten.
Maandoverzichten
Iedere eerste dag van de maand opent zich automatisch een frisse nieuwe inbox en outbox. Alleen de ongelezen e-mails van de voorgaande maanden blijven zichtbaar in de inbox van een nieuwe maand. Alle overige verdwijnen naar de achtergrond maar blijven per maand opvraagbaar.Dit opsplitsen in maanden blijkt in de praktijk bijzonder handig. Het grootste voordeel is wel dat — in combinatie met de krachtige zoekfuncties — het omslachtige opruimen, sorteren en weggooien van e-mails vrijwel overbodig wordt omdat oude e-mails de mailboxen niet meer "vervuilen". Eventueel kan de maximale levensduur van e-mails centraal worden ingesteld, zodat bijvoorbeeld e-mails ouder dan vijf jaar automatisch worden weggegooid, nadat hiervan eventueel een backup is gemaakt.
Mail Filtering
Een cruciaal onderdeel van goed e-mail management is de mogelijkheid zich voor bepaalde berichten volledig af te sluiten.- SPAM, ongevraagde niet-persoonlijk gerichte e-mail, wordt een steeds groter probleem. Wie zijn e-mail adres regelmatig heeft achtergelaten op (web)formulieren kent ongetwijfeld het probleem. De hoeveelheid spam neemt enorm toe, en spammers worden steeds geraffineerder en agressiever. Toutatis Mail gebruikt verschillende technieken om spam tegen te houden, onder andere gebaseerd op het principe van "gezamenlijke filtering". Op deze manier wordt tussen de 80 en 100 procent van de verstuurde "SPAM" tegengehouden. De sterkte van het spamfilter is in twee niveaus per gebruiker instelbaar.
- Virtuele "terroristen" en andere lastposten kunnen in Toutatis Mail met een muisklik het virtuele zwijgen worden opgelegd. Per e-mail adres, per domein of per ip-adres kan e-mail in een handomdraai permanent geblokkeerd worden.
- Alle binnenkomende e-mails worden gecheckt op virussen. Vervolgens worden — en daarin onderscheidt Toutatis Mail zich van de meeste andere e-mail programma's — uit HTML bestaande e-mails in de eerste instantie gepresenteerd met alle risicovolle onderdelen er uit gefilterd.
Bulk Beantwoording
Toutatis Mail heeft speciale functies die zijn ontwikkeld om grote hoeveelheden binnenkomende e-mail — eventueel met meerdere personen tegelijkertijd — snel en efficiënt af te kunnen handelen.Stapel verwerking
Bij het beantwoorden van grote hoeveelheden e-mail betekent iedere muisklik minder al aanzienlijke winst. Toutatis Mail maakt het mogelijk om het versturen van een e-mail en het "klaarzetten" voor beantwoording van de volgende e-mail te combineren in één enkele klik. Onafgebroken, totdat alle e-mail is beantwoord. Tussen twee klikken door hoeft dus alleen het antwoord ingetikt te worden.Op het moment dat gebruik wordt gemaakt van de in het volgende punt te noemen templates kan zelfs dat achterwege blijven — hooguit kan hier en daar eventueel een persoonlijk noot of aanvulling worden toegevoegd. Een stapel e-mail kan dus met evenzoveel muisklikken worden beantwoord. Eventueel kan de stapel verwerking zelfs volledig geautomatiseerd worden.
